Iratmegőrzés: mit és meddig kell eltenni egy kisvállalkozásban
Számlák, bevallások, beszámolók és szerződések megőrzési ideje egyéni vállalkozónál és kft-nél, papíron és elektronikusan.
CIktatva:
A vállalkozás papírjai nem attól lesznek rendben, hogy egy dobozban vannak, hanem attól, hogy egy ellenőrzéskor öt vagy nyolc évvel később is elő lehet venni őket. Az iratmegőrzés szabályai két forrásból jönnek: az adózás rendjéből, amely az adó elévüléséhez köti a megőrzést, és a számviteli szabályokból, amelyek ennél hosszabb időt írnak elő.
Az adózási szabály: elévülés
Az adóhatóság főszabály szerint addig vizsgálhatja egy adóév bevallását, amíg az adó megállapításához való jog el nem évül. Ez az idő általában az adóév utolsó napjától, illetve a bevallás évének végétől számított öt év, amelyet bizonyos események, például egy ellenőrzés vagy önellenőrzés meghosszabbíthatnak. Az adó megállapításához szükséges iratokat, nyilvántartásokat és bizonylatokat legalább eddig meg kell őrizni.
A számviteli szabály: nyolc év
Akik a számviteli törvény hatálya alá tartoznak, vagyis a kft-k és a bt-k, a beszámolót, a leltárt, a főkönyvi kivonatot és a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatokat legalább nyolc évig kötelesek olvasható formában megőrizni. A számla is ilyen bizonylat. Az áfatörvény a kiállított és befogadott számlák megőrzésére szintén a számviteli szabályokra utal, ezért egyéni vállalkozónál is a nyolc év a biztonságos választás az áfás számlák esetében.
Papír és elektronikus
Az elektronikus számlát elektronikusan kell megőrizni, a kinyomtatott példány nem helyettesíti. A papíron kapott számlát eredeti formájában kell eltenni. Szkennelt másolat csak akkor helyettesítheti az eredetit, ha a digitalizálás a hiteles másolat készítésének szabályai szerint történt. A gyakorlatban ez a legtöbb kisvállalkozásnál azt jelenti, hogy a papír is megmarad.
Ami nem adóügy
A szerződések, a garanciális iratok és a munkaügyi dokumentumok megőrzését más szabályok is meghatározzák. A polgári jogi igények főszabály szerint öt év alatt évülnek el, a foglalkoztatással kapcsolatos társadalombiztosítási adatokra pedig külön, jellemzően hosszabb előírások vonatkoznak. Kft-nél a létesítő okirat, a taggyűlési jegyzőkönyvek és a határozatok könyve a társaság teljes működése alatt szükséges, a taggyűlési iratokról külön írunk.
Egy egyszerű rend
Évente egy dosszié vagy mappa, benne havonként elválasztva a kimenő és a bejövő számlák, a bankszámlakivonatok és a bevallások visszaigazolásai. Év végén a dosszié gerincére rákerül, meddig kell megőrizni. Ennyi elég ahhoz, hogy egy évekkel későbbi kérdésre perceken belül választ lehessen adni.