Taggyűlési iratok: meghívó, jegyzőkönyv és a határozatok könyve

Egy kis kft-ben a taggyűlés sokszor egy konyhaasztal mellett zajlik, két-három ismerős tag között. A jog ettől még ugyanazokat az iratokat várja: meghívót, jegyzőkönyvet és nyilvántartott határozatokat. Ezek nem a bürokrácia kedvéért kellenek, hanem azért, mert egy későbbi vitában, banki ügyintézésnél vagy cégbírósági eljárásban csak az számít, ami le van írva.

A meghívó

A taggyűlést főszabály szerint az ügyvezető hívja össze. A meghívót a tagoknak úgy kell elküldeni, hogy az ülés napja előtt legalább tizenöt nap maradjon; a létesítő okirat ettől eltérhet. A meghívóban szerepel a társaság neve és székhelye, az ülés időpontja és helyszíne, valamint a napirend olyan részletesen, hogy a tagok előre ki tudják alakítani az álláspontjukat. A tagok a kézbesítéstől számított rövid határidőn belül kérhetik a napirend kiegészítését.

Ha a meghívó hibás vagy elmarad, a taggyűlés csak akkor tartható meg, ha minden tag jelen van, és egyikük sem tiltakozik az ülés megtartása ellen. Kis cégeknél ez gyakran megoldja a problémát, de nem érdemes rá építeni.

A jegyzőkönyv

Az ülésről jegyzőkönyv készül. Ebben szerepel a társaság neve és székhelye, az ülés helye és ideje, a jelenlévők, a napirend, a meghozott határozatok, és határozatonként a szavazatok aránya. A jegyzőkönyvet az ülés levezetője és egy hitelesítő tag írja alá. Ha valamelyik határozatot a cégbíróságnak is be kell nyújtani, például ügyvezető-választásnál vagy a létesítő okirat módosításánál, a jegyzőkönyv vagy a határozat kivonata a cégeljárás része lesz.

A határozatok könyve

Az ügyvezetés a taggyűlési határozatokat folyamatosan nyilvántartja. A határozatok könyve egy időrendi gyűjtemény: a határozat tartalma, időpontja, hatálya, valamint a szavazatok aránya. Papíron és elektronikusan is vezethető, a lényeg, hogy hiánytalan és visszakereshető legyen.

Ülés nélkül

A tagok ülés tartása nélkül is dönthetnek: az ügyvezető írásban megküldi a határozattervezetet, a tagok pedig meghatározott határidőn belül írásban szavaznak. Ez a megoldás kis cégeknél kényelmes, de ha bármelyik tag kéri, ülést kell tartani. Az írásbeli szavazás eredményét az ügyvezető állapítja meg, és közli a tagokkal.

Egyszemélyes kft

Ha a társaságnak egyetlen tagja van, taggyűlés nincs: a taggyűlés hatáskörébe tartozó kérdésekben az egyedüli tag írásban dönt, és döntését közli az ügyvezetővel. Ha a tag maga az ügyvezető, a döntést akkor is írásba kell foglalni. A határozatok könyvét ilyenkor is vezetni kell. A legfontosabb éves döntésről, a beszámoló elfogadásáról külön irat szól.